Betere bereikbaarheid klanten

5 tips voor een betere bereikbaarheid (en tevredener klanten)

Wil je tevreden klanten, dan is het belangrijk bereikbaar te zijn. Een open deur, maar in de praktijk valt er nog wel iets te verbeteren op dit vlak. Met deze 5 tips zorg je dat over jouw bereikbaarheid niets te klagen valt.

Klantgemak zorgt voor een hogere klanttevredenheid, klantloyaliteit en klantenbinding. Onderzoek toont aan dat ‘bereikbaarheid’ bovenaan de lijst met gemaksfactoren staat. Toch blijkt in de praktijk dat de helft van de mkb-bedrijven er langer dan vijftien seconden over doet om de telefoon te beantwoorden. Met het reageren op e-mails is het nog iets triester gesteld: vier van de tien e-mails worden helemaal niet beantwoord. Met deze 5 tips gaat jou dat niet overkomen.

1 Zorg dat je contactgegevens in orde zijn

Zorg dat je website, maar ook al je bedrijfspagina’s op de social media-kanalen die je wilt inzetten, de juiste gegevens bevatten. Het is belangrijk dat je logo te zien is, dat je een goed passende achtergrondafbeelding gebruikt en dat je contactgegevens en openingstijden kloppen. Open deur? Je zult je verbazen hoe vaak deze gegevens ontbreken of niet (meer) kloppen. Heb je aangepaste openingstijden rond de feestdagen? Vergeet die dan niet tijdig te vermelden!

2 Zorg voor een geschikt wachtmuziekje en berichten met inhoud

Kun je niet direct de telefoon beantwoorden? Zorg er dan voor dat je een goed wachtmuziekje hebt. Irritant? Volgens Erik Scherder, hoogleraar Neuropsychologie, zijn mensen minder geneigd op te hangen als ze een wachtmuziekje horen. Stiltes, daar reageren bellers niet goed op, maar een muziekje met tussendoor mededelingen met inhoud werken het best. Denk daarbij aan het aantal wachtenden dat nog voor je is, een verwijzing naar je website waar mensen ook antwoorden op veel gestelde vragen kunnen vinden of een speciale boodschap waarbij je je klanten prettige feestdagen wenst en ze inlicht over je aangepaste openingstijden. Wil je een aangepaste boodschap? Denk er dan wel aan om dit tijdig aan ons door te geven!

3 Beter nog: geen wachtmuziekje, maar meteen iemand aan de lijn

Door je telefooncentrale goed in te richten kun je ervoor zorgen dat je klant vrijwel altijd iemand aan de lijn krijgt. En heeft je klant dan onverhoopt de verkeerde medewerker aan de lijn, dan kun je hem met je Hipper+-app op je smartphone of via de functietoetsen op je bureautoestel eenvoudig en snel doorverbinden met de juiste collega.

4 Schep de juiste verwachtingen

Zorg dat klanten die je mailen weten wat ze van je kunnen verwachten. Stuur een automatisch antwoord waarin je aangeeft dat de mail in goede orde is ontvangen en op welke termijn je de e-mail in behandeling neemt.

5 Gebruik data

Met de HIP Reporter kun je eenvoudig inzicht krijgen in de bereikbaarheid van je organisatie. Zo zagen wij in onze eigen rapportage dat we best wat belletjes kregen tussen half negen en negen uur; een half uur voor onze oorspronkelijke openingstijd. Daarom hebben wij met ingang van maandag 4 november onze telefonische bereikbaarheid vergroot en zij wij van maandag tot en met vrijdag geopend van 08:30 uur tot 17:30 uur.

Nieuwsgierig?

Wil je weten hoe je jouw bereikbaarheid kunt verbeteren met een goed ingerichte telefooncentrale? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We leren jou en je bedrijf graag kennen zodat we met je mee kunnen denken over de beste oplossing.

Onze nieuwe openingstijden: van maandag tot en met vrijdag van 08.30 tot 17.30.